Si no puedes describir lo que estás haciendo como un proceso, no sabes lo que estás haciendo.

En muchos equipos la sensación no es que falte compromiso, sino que todo cuesta más de lo que debería. Las tareas se solapan, la información llega tarde o incompleta y algunas personas terminan asumiendo más carga simplemente porque “se enteran antes”.

WhatsApp, email, reuniones, documentos compartidos…

Tenemos canales de sobra, pero los flujos de comunicación no están claros. Y, cuando los flujos no están definidos, la organización interna se resiente.

Los flujos no son los canales (pero se apoyan en ellos)

Un error habitual es pensar que organizar la comunicación consiste solo en elegir herramientas.

Pero los canales son solo el soporte. Lo importante es qué circula, quién lo necesita y en qué momento.

Un flujo de comunicación bien definido responde a preguntas como:

• ¿Dónde nace la información?
• ¿Quién tiene que recibirla para poder hacer su parte?
• ¿Qué decisiones deben quedar registradas?
• ¿Qué información es operativa y cuál es estratégica?

Cuando esto no está claro, aparecen cuellos de botella invisibles: personas que concentran información, equipos que dependen de “quien sabe”, decisiones que no bajan a la acción o tareas que se repiten porque nadie sabía que ya estaban hechas.

Cuando los flujos se rompen, alguien se queda fuera

La desorganización comunicativa no suele afectar a todo el mundo por igual.

Normalmente, quienes se sienten más desconectadas son:

• Las personas nuevas en el equipo.
• Quienes no están en todos los espacios informales.
• Quienes no pueden estar disponibles todo el tiempo.
• Quienes no ocupan posiciones centrales.

No es un problema de actitud. Es un problema de diseño organizativo.

Cuando los flujos no están pensados desde el conjunto, la información circula de forma desigual y el equipo pierde cohesión.

Organizar la comunicación es organizar el trabajo

Definir bien los flujos de comunicación es una forma muy concreta de ordenar la organización interna.

Algunas pautas sencillas que ayudan:

1. Clarificar qué tipo de información circula por cada canal

No todo necesita el mismo recorrido. Distinguir entre:

• Información operativa (qué hay que hacer y cuándo).
• Información de coordinación (quién hace qué).
• Información estratégica (por qué hacemos esto).

2. Acordar dónde se toman y dónde se registran las decisiones

Una decisión que no queda recogida genera confusión. No importa tanto el formato como que sea accesible para el equipo.

3. Diseñar flujos pensando en el conjunto, no en las personas clave

Si una persona falta y todo se detiene, el flujo no está bien diseñado. Los sistemas sanos no dependen de centralismos.

4. Usar las reuniones para ordenar, no para desordenar

Una buena reunión aclara responsabilidades, próximos pasos y acuerdos. Si al salir hay más dudas que antes, algo falla en el flujo.

5. Revisar periódicamente cómo circula la información

Los flujos no son estáticos. Cambian con los proyectos, los ritmos y las personas. Revisarlos es parte del cuidado del equipo.

Cuando el flujo funciona, el equipo respira

Un equipo bien organizado no es el que habla más, sino el que se comunica mejor.

Donde la información llega a quien la necesita, cuando la necesita, y las personas no tienen que estar “persiguiendo” respuestas.

Cuidar los flujos de comunicación es cuidar la organización interna. Así como cuidar la organización interna es crear equipos más justos, más eficientes y más sostenibles en el tiempo.

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